۱۰۰ نکته در مدیریت تغییر (۳)

انتخاب مقیاس زمانی
مقایس زمانی مورد نیاز برای انواع مختلف تغییر بسیار متفاوت است. مدیران به عنوان عوامل تغییر ناچارند اهداف بلند مدت را مدنظر قرار دهند. در عین حال (به ویژه به هنگام بحران‌ها) سایر تغییرات کوچک‌تری که فقط چند روز یا چند هفته به طول می‌انجامند را برنامه‌ریزی کنید.
۴۰- خود را درچارچوب سال‌های مالی محصور نکنید. این مرزها کاملاً قراردادی هستند.
۴۱- تصمیم بگیرید که هر هفته یک ایده تازه معرفی کنید .
۴۲- افراد را تشویق کنید که برای تغییرات آنی، ایده تازه بدهند.
۴۳- برنامه‌ریزی شما برای ایجاد تغییر باید مرحله به مرحله باشد تا افراد راحت‌تر آن را بپذیرند.

تهیه برنامه عمل
براساس اطلاعات جمع‌آوری‌شده، یک برنامه عمل دقیق تهیه کنید. این برنامه عمل باید روشن، مختصر و با استفاده از شیوه‌های تصویری طراحی و برنامه‌ریزی تهیه شود. نظرات افرادی که از برنامه مذکور تاثیر می‌پذیرند را مدنظر قرار دهید و آن را به طور منظم بازنگری کنید.
۴۴- به نقطه نظرات افراد به طور کامل توجه کنید.
۴۵- همراه با تغییرات شرایط، برنامه‌ها را (حتی به صورت بنیادی) تعدیل کنید.
۴۶- حتماً برنامه عمل خود را به شیوه‌های صحیح معرفی و ارایه کنید.
۴۷- حتماً مهارت‌های لازم جهت استفاده از تکنیک‌های برنامه‌ریزی را کسب کنید.
۴۸- حداقل هفته‌ای یک بار برگ کنترل خود را مرور و آن را به روز کنید.
۴۹- همواره برنامه‌های زمانی را با افرادی که در کار مشارکت دارند چک کنید تا از عملی بودن آن‌ها مطمئن شوید.

پیش‌بینی اثرات تغییر
پس از تهیه برنامه تغییر اولیه به دقت در مورد پیامدهای آن فکر کنید. مزیت‌های حاصل از این برنامه باید به مراتب بیشتر از مضرات آن باشند. کلیه پیش‌نیازها و شرایط لازم برای اجرای برنامه را ارزیابی و یک برنامه احتیاطی، به عنوان پشتیبان تهیه کنید.
۵۰- از پروژه‌های تغییر انتظار اصلاحات بزرگ داشته باشید.
۵۱- در آغاز یک برنامه تغییر به افراد وعده قدردانی و پاداش‌های فردی و گروهی بدهید.
۵۲- هرگز حمایت افراد از برنامه عمل خود را قطعی و مسلم فرض نکنید.
۵۳- هرگز برای متقاعد کردن افراد نسبت به تغییر، به آن‌ها رشوه ندهید.
۵۴- روحیه افراد را به دقت زیر نظر داشته باشید و با پدیدار شدن نشانه های تضعیف روحیه فوراً اقدم کنید.
۵۵- با مساله بیکار شدن تعدادی از کارکنان در اثر ایجاد تغییرات برخورد احساسی نکنید.

پیش‌بینی مقاومت در برابر تغییر
تغییر معمولاً با قدری مقاومت همراه است. با وجود این، شما می‌توانید از طریق پیش‌بینی مقاومت و درک خویشتن‌داری افراد از بروز تغییر، پیش‌دستی کنید و از مقاومت تا حد زیادی به نفع خود بهره‌برداری کنید. در برنامه‌های خود جایی برای اعتراضات افراد در نظر بگیرید و برای پاسخ‌گویی به آن‌ها شواهد و مدارک کافی جمع‌آوری کنید.
۵۶- اگر هیچ مقاومتی در برابر تغییر مشاهده نکردید، کاملاً مراقب باشید ممکن است مقاومت افراد به صورت پنهانی باشد.
۵۷- برای مقابله با منتقدان و افراد محافظه کار تعدادی دوست و هم‌پیمان برای خود پیدا کنید.
۵۸- همواره در مورد اثرات نامطلوب احتمالی که ممکن است در پی تغییرات حاصل شوند، بی‌پرده صحبت کنید.

آزمایش و کنترل برنامه‌ها
بدون آزمایش و کنترل دقیق و مکرر، میزان ریسک برنامه ها بسیار بالا، و تقریباً در تمامی موارد، نتایج آن‌ها نامطلوب خواهد بود. استفاده از طرح‌های آزمایشی خوب به همراه یک نظارت روشمند می‌تواند موجب تقویت و بهتر شدن برنامه‌ریزی کلی شما شود.
۵۹- با اجرای آزمایشی برنامه های خود در بسترهای مختلف، آن‌ها را امتحان کنید.
۶۰- هنگام بازنگری نتایج طرح آزمایشی،‌عوامل متغیر را مدنظر داشته باشید.
۶۱- کاستی‌های موجود در عملکرد را تجزیه و تحلیل و علل آن‌ها را مشخص کنید.
۶۲- از افراد به خاطر انتقادها و اعتراضات مفیدشان تشکر کنید.

گردآورنده: حمید سرایداریان – خبرنامه کنفرانس مدیران کیفیت
منبع: مدیریت تغییر – رابرت هلر