۱۰۰ نكته در مديريت تغيير (۳)

انتخاب مقياس زمانی
مقايس زمانی مورد نياز برای انواع مختلف تغيير بسيار متفاوت است. مديران به عنوان عوامل تغيير ناچارند اهداف بلند مدت را مدنظر قرار دهند. در عين حال (به ويژه به هنگام بحران‌ها) ساير تغييرات کوچک‌تری که فقط چند روز يا چند هفته به طول می‌انجامند را برنامه‌ريزی کنيد.
۴۰- خود را درچارچوب سال‌های مالی محصور نکنيد. اين مرزها کاملاً قراردادی هستند.
۴۱- تصميم بگيريد که هر هفته يک ايده تازه معرفی کنيد .
۴۲- افراد را تشويق کنيد که برای تغييرات آنی، ايده تازه بدهند.
۴۳- برنامه‌ريزی شما برای ايجاد تغيير بايد مرحله به مرحله باشد تا افراد راحت‌تر آن را بپذيرند.

تهيه برنامه عمل
براساس اطلاعات جمع‌آوری‌شده، يک برنامه عمل دقيق تهيه کنيد. اين برنامه عمل بايد روشن، مختصر و با استفاده از شيوه‌های تصويری طراحی و برنامه‌ريزی تهيه شود. نظرات افرادی که از برنامه مذکور تاثير می‌پذيرند را مدنظر قرار دهيد و آن را به طور منظم بازنگری کنيد.
۴۴- به نقطه نظرات افراد به طور کامل توجه کنيد.
۴۵- همراه با تغييرات شرايط، برنامه‌ها را (حتی به صورت بنيادی) تعديل کنيد.
۴۶- حتماً برنامه عمل خود را به شيوه‌های صحيح معرفی و ارايه کنيد.
۴۷- حتماً مهارت‌های لازم جهت استفاده از تکنيک‌های برنامه‌ريزی را کسب کنيد.
۴۸- حداقل هفته‌ای يک بار برگ کنترل خود را مرور و آن را به روز کنيد.
۴۹- همواره برنامه‌های زمانی را با افرادی که در کار مشارکت دارند چک کنيد تا از عملی بودن آن‌ها مطمئن شويد.

پيش‌بينی اثرات تغيير
پس از تهيه برنامه تغيير اوليه به دقت در مورد پيامدهای آن فکر کنيد. مزيت‌های حاصل از اين برنامه بايد به مراتب بيشتر از مضرات آن باشند. کليه پيش‌نيازها و شرايط لازم برای اجرای برنامه را ارزيابی و يک برنامه احتياطی، به عنوان پشتيبان تهيه کنيد.
۵۰- از پروژه‌های تغيير انتظار اصلاحات بزرگ داشته باشيد.
۵۱- در آغاز يک برنامه تغيير به افراد وعده قدردانی و پاداش‌های فردی و گروهی بدهيد.
۵۲- هرگز حمايت افراد از برنامه عمل خود را قطعی و مسلم فرض نکنيد.
۵۳- هرگز برای متقاعد کردن افراد نسبت به تغيير، به آن‌ها رشوه ندهيد.
۵۴- روحيه افراد را به دقت زير نظر داشته باشيد و با پديدار شدن نشانه هاي تضعيف روحيه فوراً اقدم کنيد.
۵۵- با مساله بيکار شدن تعدادی از کارکنان در اثر ايجاد تغييرات برخورد احساسی نکنيد.

پيش‌بينی مقاومت در برابر تغيير
تغيير معمولاً با قدری مقاومت همراه است. با وجود اين، شما می‌توانيد از طريق پيش‌بينی مقاومت و درک خويشتن‌داری افراد از بروز تغيير، پيش‌دستی کنيد و از مقاومت تا حد زيادی به نفع خود بهره‌برداری کنيد. در برنامه‌های خود جايی برای اعتراضات افراد در نظر بگيريد و برای پاسخ‌گويی به آن‌ها شواهد و مدارک کافی جمع‌آوری کنيد.
۵۶- اگر هيچ مقاومتی در برابر تغيير مشاهده نکرديد، کاملاً مراقب باشيد ممکن است مقاومت افراد به صورت پنهانی باشد.
۵۷- برای مقابله با منتقدان و افراد محافظه کار تعدادی دوست و هم‌پيمان برای خود پيدا کنيد.
۵۸- همواره در مورد اثرات نامطلوب احتمالی که ممکن است در پی تغييرات حاصل شوند، بی‌پرده صحبت کنيد.

آزمايش و کنترل برنامه‌ها
بدون آزمايش و کنترل دقيق و مکرر، ميزان ريسک برنامه ها بسيار بالا، و تقريباً در تمامی موارد، نتايج آن‌ها نامطلوب خواهد بود. استفاده از طرح‌های آزمايشی خوب به همراه يک نظارت روشمند می‌تواند موجب تقويت و بهتر شدن برنامه‌ريزی کلی شما شود.
۵۹- با اجرای آزمايشی برنامه های خود در بسترهای مختلف، آن‌ها را امتحان کنيد.
۶۰- هنگام بازنگری نتايج طرح آزمايشی،‌عوامل متغير را مدنظر داشته باشيد.
۶۱- کاستی‌های موجود در عملکرد را تجزيه و تحليل و علل آن‌ها را مشخص کنيد.
۶۲- از افراد به خاطر انتقادها و اعتراضات مفيدشان تشکر کنيد.

گردآورنده: حميد سرايداريان – خبرنامه کنفرانس مديران کيفيت
منبع: مديريت تغيير – رابرت هلر