۱۰۰ نكته در مديريت تغيير (۴)

اطلاع‌رسانی در مورد تغيير
براي يک شروع خوب، اطلاع‌رساني بسيار حائز اهميت است. اما درعين حال نمی‌توانيد در اين کار زياده‌روی کنيد. خواه افراد در برنامه‌ريزی مشارکت داشته و خواه نداشته باشند، در هر صورت تا می‌توانيد با استفاده از يک سری روش‌های برقراری ارتباط آن‌ها را هر چه سريع‌تر به هم نزديک کنيد.
۶۳- به خاطر داشته باشيد که صداقت به‌ترين سياست نيست، بلکه تنها سياست است.
۶۴- برای تقويت پيام تغيير، بيانيه‌های مربوط به دورنمای کاری را به طور خلاصه به نمايش بگذاريد.
۶۵- در هر برنامه تغيير حتماً آموزش‌های لازم برای مهره‌های اصلی برنامه را تدارک ببينيد.
۶۶- تا آنجا که ممکن است با کليه افراد به صورت انفرادی در مورد برنامه‌های تغيير صحبت کنيد.
۶۷- هنگامی که در مورد مزايای تغيير قولی به افراد می‌دهيد نسبت به اجرای آن اميدوار و در عين حال، کاملاً واقع‌بين باشيد.
۶۸- اشکال از خود خبراست! گوينده را به خاطر دادن خبر بد و شنونده را به خاطر عکس‌العمل ناخوشايند در مقابل شنيدن خبر بد سرزنش نکنيد.

واگذاری مسووليت
برنامه‌های تغيير ماهيتاً نيازمند رهبری هستند. درعين حال، اين برنامه‌ها بايد پيروانی باانگيزه، متعهد و پرتحرک نيز داشته باشند. «عوامل تغيير» که در موقعيت‌های کليدی قرار دارند، چه به عنوان رهبر و چه به عنوان پيرو، نقش بسيار مهمی را در فرايند تغيير ايفا می‌کنند.
۶۹- قبل از آغاز برنامه تغيير، عوامل تغيير را در موقعيت‌های کليدی قرار دهيد.
۷۰- افرادی که برای رهبری تغيير انتخاب می‌کنيد بايد از برنامه تغيير حمايت همه جانبه به عمل آورند.
۷۱- با پنهان‌کاری مبارزه کنيد. جز در موارد ضروری از مخفی کردن اطلاعات خودداری کنيد.

ايجاد تعهد
برخورداری از حمايت افراد برای موفقيت پروژه‌های تغيير امری ضروری است. از مهارت‌های رهبری برای ايحاد و افزايش تعهد در آن‌ها استفاده کنيد. با نشان دادن رفتار متعهدانه الگوی ديگران شويد. از طريق تشکيل جلسات مستمر و ايجاد سيستم‌های ارتقای انگيزه و مشارکت، افراد را به حمايت از پروژه تغيير ترغيب کنيد.
۷۲- به افراد يادآوری کنيد که تغيير برای همه است، نه فقط برای عده‌ای خاص.
۷۳- با نشان دادن تعهد خود نسبت به پروژه تغيير، الگوی ديگران شويد.
۷۴- از جلسات منظم برای برجسته‌سازی موفقيت‌ها و پيشرفت‌های حاصله استفاده کنيد.

تغيير فرهنگ
فرهنگ يک سازمان از رفتار افراد شاغل در آن شکل می‌گيرد و سپس به نوبه خود بر نحوه رفتار آن‌ها تاثير می‌گذارد. هدايت فرهنگ سازمان خود را به شيوه‌های مختلف در دست بگيريد تا بتوانيد از آن برای حمايت از برنامه‌های تغيير استفاده کنيد.
۷۵- دکوراسيون محل کار افراد را تغيير بدهيد تا روحيه آن‌ها عوض شود.
۷۶- ولخرجی به هنگام جشن گرفتن و بزرگ داشت موفقيت‌های مهم اشکال ندارد.
۷۷- اگر جشنی ترتيب داده شد، حتماً در آن شرکت کنيد.
۷۸- اجازه دهيد گروه‌ها در مورد نحوه تقسيم پاداش‌های مالی تصميم بگيرند.

کنترل مقاومت
بزرگ‌ترين چالشی که پيش روی مديران قرار دارد غلبه بر موانع (به ويژه موانع احساسی) موجود بر سر راه پذيرش تغييرات است. هر چند که با برنامه‌ريزی دقيق می‌توان بسياری از مشکلات را پيش‌بينی کرد، اما با وجود اين لازم است که به تعبير و تفسير اشکال مختلف مقاومت بپردازيد و آن‌ها را کنترل کنيد.
۷۹- سعی کنيد اين احساس را در افراد به وجود آوريد که گمان کنند نقش آن‌ها از لحاظ استراتژيک بسيار مهم است.
۸۰- اگر در طول چرخه تغيير روحيه افراد ضعيف بود با آن‌ها نرم و ملايم رفتار کنيد.
۸۱- مقاومت را هر قدر هم که دور از ذهن به نظر برسد جدی بگيريد و به نحوی اثر بخش آن را کنترل کنيد.
۸۲- يک صندوق پيشنهادهای اختصاصی برای پروژه تغيير در نظر بگيريد.
۸۳- افراد را متقاعد کنيد که تغيير همواره به معنی فرصت است.

نظارت بر پيشرفت
ارزيابی دقيق و مکرر از پيشرفت برنامه تغيير برای حصول اطمينان از اثر بخش بودن آن ضرورت دارد. صرف تهيه يک سری اعداد و ارقام در فواصل زمانی منظم کافی نيست. لازم است که عوامل نامحسوس‌تر را نيز مورد توجه قرار دهيد و سپس هر دو را با موفقيت‌های مورد انتظار مقايسه کنيد.
۸۴- فقط مقياس‌هايی که به وضوح نشانگر نتايج و ميزان پيشرفت هستند را بررسی و تهيه کنيد.
۸۵- اگر عملکرد افراد مناسب نيست، ابتدا نحوه هدف‌گذاری و اندازه‌گيری آن را مورد بررسی قرار دهيد.
۸۶- چند مقياس مهم و اصلی برای قضاوت در مورد ميزان موفقيت پيدا کنيد.

گردآورنده: حميد سرايداريان – خبرنامه کنفرانس مديران کيفيت
منبع: مديريت تغيير – رابرت هلر