۱۰۰ نکته در مدیریت تغییر (۴)

اطلاع‌رسانی در مورد تغییر
برای یک شروع خوب، اطلاع‌رسانی بسیار حائز اهمیت است. اما درعین حال نمی‌توانید در این کار زیاده‌روی کنید. خواه افراد در برنامه‌ریزی مشارکت داشته و خواه نداشته باشند، در هر صورت تا می‌توانید با استفاده از یک سری روش‌های برقراری ارتباط آن‌ها را هر چه سریع‌تر به هم نزدیک کنید.
۶۳- به خاطر داشته باشید که صداقت به‌ترین سیاست نیست، بلکه تنها سیاست است.
۶۴- برای تقویت پیام تغییر، بیانیه‌های مربوط به دورنمای کاری را به طور خلاصه به نمایش بگذارید.
۶۵- در هر برنامه تغییر حتماً آموزش‌های لازم برای مهره‌های اصلی برنامه را تدارک ببینید.
۶۶- تا آنجا که ممکن است با کلیه افراد به صورت انفرادی در مورد برنامه‌های تغییر صحبت کنید.
۶۷- هنگامی که در مورد مزایای تغییر قولی به افراد می‌دهید نسبت به اجرای آن امیدوار و در عین حال، کاملاً واقع‌بین باشید.
۶۸- اشکال از خود خبراست! گوینده را به خاطر دادن خبر بد و شنونده را به خاطر عکس‌العمل ناخوشایند در مقابل شنیدن خبر بد سرزنش نکنید.

واگذاری مسوولیت
برنامه‌های تغییر ماهیتاً نیازمند رهبری هستند. درعین حال، این برنامه‌ها باید پیروانی باانگیزه، متعهد و پرتحرک نیز داشته باشند. «عوامل تغییر» که در موقعیت‌های کلیدی قرار دارند، چه به عنوان رهبر و چه به عنوان پیرو، نقش بسیار مهمی را در فرایند تغییر ایفا می‌کنند.
۶۹- قبل از آغاز برنامه تغییر، عوامل تغییر را در موقعیت‌های کلیدی قرار دهید.
۷۰- افرادی که برای رهبری تغییر انتخاب می‌کنید باید از برنامه تغییر حمایت همه جانبه به عمل آورند.
۷۱- با پنهان‌کاری مبارزه کنید. جز در موارد ضروری از مخفی کردن اطلاعات خودداری کنید.

ایجاد تعهد
برخورداری از حمایت افراد برای موفقیت پروژه‌های تغییر امری ضروری است. از مهارت‌های رهبری برای ایحاد و افزایش تعهد در آن‌ها استفاده کنید. با نشان دادن رفتار متعهدانه الگوی دیگران شوید. از طریق تشکیل جلسات مستمر و ایجاد سیستم‌های ارتقای انگیزه و مشارکت، افراد را به حمایت از پروژه تغییر ترغیب کنید.
۷۲- به افراد یادآوری کنید که تغییر برای همه است، نه فقط برای عده‌ای خاص.
۷۳- با نشان دادن تعهد خود نسبت به پروژه تغییر، الگوی دیگران شوید.
۷۴- از جلسات منظم برای برجسته‌سازی موفقیت‌ها و پیشرفت‌های حاصله استفاده کنید.

تغییر فرهنگ
فرهنگ یک سازمان از رفتار افراد شاغل در آن شکل می‌گیرد و سپس به نوبه خود بر نحوه رفتار آن‌ها تاثیر می‌گذارد. هدایت فرهنگ سازمان خود را به شیوه‌های مختلف در دست بگیرید تا بتوانید از آن برای حمایت از برنامه‌های تغییر استفاده کنید.
۷۵- دکوراسیون محل کار افراد را تغییر بدهید تا روحیه آن‌ها عوض شود.
۷۶- ولخرجی به هنگام جشن گرفتن و بزرگ داشت موفقیت‌های مهم اشکال ندارد.
۷۷- اگر جشنی ترتیب داده شد، حتماً در آن شرکت کنید.
۷۸- اجازه دهید گروه‌ها در مورد نحوه تقسیم پاداش‌های مالی تصمیم بگیرند.

کنترل مقاومت
بزرگ‌ترین چالشی که پیش روی مدیران قرار دارد غلبه بر موانع (به ویژه موانع احساسی) موجود بر سر راه پذیرش تغییرات است. هر چند که با برنامه‌ریزی دقیق می‌توان بسیاری از مشکلات را پیش‌بینی کرد، اما با وجود این لازم است که به تعبیر و تفسیر اشکال مختلف مقاومت بپردازید و آن‌ها را کنترل کنید.
۷۹- سعی کنید این احساس را در افراد به وجود آورید که گمان کنند نقش آن‌ها از لحاظ استراتژیک بسیار مهم است.
۸۰- اگر در طول چرخه تغییر روحیه افراد ضعیف بود با آن‌ها نرم و ملایم رفتار کنید.
۸۱- مقاومت را هر قدر هم که دور از ذهن به نظر برسد جدی بگیرید و به نحوی اثر بخش آن را کنترل کنید.
۸۲- یک صندوق پیشنهادهای اختصاصی برای پروژه تغییر در نظر بگیرید.
۸۳- افراد را متقاعد کنید که تغییر همواره به معنی فرصت است.

نظارت بر پیشرفت
ارزیابی دقیق و مکرر از پیشرفت برنامه تغییر برای حصول اطمینان از اثر بخش بودن آن ضرورت دارد. صرف تهیه یک سری اعداد و ارقام در فواصل زمانی منظم کافی نیست. لازم است که عوامل نامحسوس‌تر را نیز مورد توجه قرار دهید و سپس هر دو را با موفقیت‌های مورد انتظار مقایسه کنید.
۸۴- فقط مقیاس‌هایی که به وضوح نشانگر نتایج و میزان پیشرفت هستند را بررسی و تهیه کنید.
۸۵- اگر عملکرد افراد مناسب نیست، ابتدا نحوه هدف‌گذاری و اندازه‌گیری آن را مورد بررسی قرار دهید.
۸۶- چند مقیاس مهم و اصلی برای قضاوت در مورد میزان موفقیت پیدا کنید.

گردآورنده: حمید سرایداریان – خبرنامه کنفرانس مدیران کیفیت
منبع: مدیریت تغییر – رابرت هلر